Le fatture, le scadenze e i solleciti senza starci dietro
Per chi ha una piccola impresa o uno studio, e per il commercialista che li segue. Un assistente prepara le fatture, tiene d'occhio chi deve pagare e scrive i solleciti al posto tuo. Le decisioni importanti restano tue.
Gliela chiedi, lui la fa
Scrivi la fattura come la detteresti a una collaboratrice. L'assistente la compila, la invia e si segna la scadenza.
martedì 14 luglio
Studio Bianchi
Fattura n. 2026/124
- Cliente
- Rossi Impianti S.r.l.
- Descrizione
- Manutenzione
- Data
- 14/07/2026
- Imponibile
- € 2.450,00
- IVA 22%
- € 539,00
- Totale
- € 2.989,00
- Scadenza
- 13/08/2026 (30 giorni)
Sai sempre chi deve pagare
Uno scadenzario sempre aggiornato, senza fogli Excel. Qui com'è la situazione lunedì 7 settembre.
Pagate questo mese
€ 4.880,00
2 fatture
In scadenza nei prossimi 15 giorni
€ 2.318,00
2 fatture
In ritardo
€ 2.989,00
1 fattura
Bar Centrale Ferri
Pagatan. 119 · scade il 31/08 · pagata il 2/09€ 1.220,00Studio Verdi Architetti
Pagatan. 121 · scade il 04/09 · pagata il 4/09€ 3.660,00Rossi Impianti S.r.l.
In ritardon. 124 · scade il 13/08 · da 25 giorni€ 2.989,00Ottica Moretti
In scadenzan. 127 · scade il 11/09 · fra 4 giorni€ 854,00Panificio Galli
In scadenzan. 129 · scade il 18/09 · fra 11 giorni€ 1.464,00Lavanderia Sole
Emessan. 131 · scade il 25/09 · fra 18 giorni€ 610,00
- € 854,007–13 set
- € 1.464,0014–20 set
- € 610,0021–27 set
- —28 set–4 ott
Dalle scadenze dello scadenzario. I € 2.989,00 di Rossi Impianti non sono qui: sono già in ritardo e li segue il passo 3.
lunedì 7 settembre · il riepilogo della settimana
Buongiorno, ecco la settimana.
Incassato a settembre: € 4.880,00 (Bar Centrale e Studio Verdi).
Scade venerdì 11: Ottica Moretti, € 854,00. Il 18 tocca a Panificio Galli, € 1.464,00.
In ritardo: Rossi Impianti, € 2.989,00, da 25 giorni. Aveva promesso di pagare e non l'ha fatto; il 2 settembre gli ho riscritto per email. Sabato 12 mi fermo e ti chiedo come procedere.
Per ora non devi fare niente.
08:30Il sollecito che si scrive da solo
La fattura 124 di Rossi Impianti è scaduta il 13 agosto. Qui sotto c'è quello che scrive l'assistente, giorno per giorno, e il punto preciso in cui si ferma e chiede a te.
Giorno 3WhatsApp
Buongiorno Rossi, sono l'assistente dello Studio Bianchi.
Le scrivo per la fattura 2026/124 da € 2.989,00, scaduta il 13 agosto. Probabilmente è solo sfuggita: capita a tutti in questo periodo.
Se l'ha già pagata mi dica pure quando, così aggiorno e non la disturbo più.
Il primo messaggio non accusa. Spesso è davvero solo sfuggita, e partire duri con un cliente che poi paga costa più della fattura.
Giorno 3Risposta del cliente
Rossi Impianti
Ah scusi, me ne ero dimenticato. La settimana prossima sistemo
L'assistente registra la promessa e aspetta fino a quella data. Nel frattempo non manda altro: sarebbe il modo più sicuro per farsi odiare.
Giorno 11WhatsApp
Buongiorno Rossi, torno come d'accordo sulla 2026/124.
Le lascio qui i riferimenti per il bonifico, così ce li ha sotto mano:
IBAN IT00 X000 0000 0000 0000 0000 000 — causale «Fattura 2026/124».
Torna il giorno che aveva detto lui, non un giorno a caso. E toglie l'ultima scusa: i dati per pagare sono già lì, non deve cercarli.
Giorno 20Email · con la fattura allegata
Oggetto: Fattura 2026/124 — € 2.989,00
Buongiorno,
le riallego la fattura 2026/124, scaduta il 13 agosto. Se c'è qualcosa che non torna, o se in questo momento è più comodo dividerla in due rate, me lo dica: lo giriamo allo Studio e le facciamo sapere.
Se invece il bonifico è già partito, ignori pure questa email.
Al ventesimo giorno cambia canale (chi non risponde su WhatsApp a volte legge l'email) e apre una porta: la rateizzazione. Chi non paga spesso non può, non è che non vuole.
Giorno 30Allo studio, non al cliente
Rossi Impianti — 2026/124, € 2.989,00, 30 giorni.
Tre solleciti, una promessa («la settimana prossima») non mantenuta, nessuna risposta dal giorno 20. Nessuna contestazione sull'importo.
Da qui in avanti decidi tu: continuo a scrivere, mi fermo o passiamo alla lettera formale?
Qui l'assistente si ferma. Le parole che pesano (la messa in mora, l'avvocato, la fine di un rapporto) non le sceglie una macchina.
Giorno 31Risposta del cliente
Rossi Impianti
Bonifico fatto ieri, le mando la contabile
Quando il pagamento arriva, l'assistente chiude la pratica e smette di scrivere. Nessun sollecito a chi ha già pagato: è l'errore che fa più danni di tutti.
Le regole che non cambiano
- Non inventa mai una cifra. Importi, date e numeri di fattura arrivano dal tuo programma di fatturazione. Se un dato manca, non scrive: lo chiede a te.
- Non minaccia. Nessun accenno a interessi, more o azioni legali se non l'ha deciso una persona. Al giorno 30 si ferma e chiede.
- Chi contesta esce subito. Se il cliente dice che la fattura è sbagliata, la pratica passa a te e i solleciti si fermano lì.
- Chi paga non riceve più messaggi. Anche se il pagamento arriva un minuto dopo l'invio del sollecito.
- Parla come parla il tuo studio. Tono, saluti e firma sono i tuoi: si decidono insieme all'inizio e non cambiano da soli.
- Tu vedi tutto. Ogni messaggio partito e ogni risposta, in un posto solo. Puoi togliere un cliente dalla lista quando vuoi.
Quanto ti costa oggi aspettare?
In Italia solo il 42–43% delle imprese paga alla scadenza (CRIBIS, 2026); le piccole imprese incassano in media dopo 50–57 giorni (Cerved).
Se ti riconosci in questa pagina, scrivimi due righe: come fatturi oggi e quante fatture ti restano da incassare dopo la scadenza. Ti dico con sincerità se e come si può fare da te.
Enrieta Fontana · EnrietaBiz · Svizzera e Italia · info@enrietabiz.com
Esempio costruito: clienti, importi e date sono di fantasia. I dati dei tuoi clienti restano tuoi: l'assistente lavora sui sistemi che usi già e ogni messaggio dà al cliente un modo per dire «non scrivetemi più».