Un assistente virtuale per studio legale è una receptionist AI che risponde su WhatsApp a chi cerca un avvocato: raccoglie i dati essenziali, inquadra la materia, propone gli orari liberi e fissa l'appuntamento, anche di sera e nei giorni di chiusura. Non dà pareri né valuta il caso. RicevAI, dell'agenzia EnrietaBiz, lavora per studi in Svizzera, Ticino compreso, e in Italia, parte da CHF 129 al mese ed è operativa in 48 ore.
Hai passato la mattina in tribunale, con il telefono spento come si deve. Quando lo riaccendi sul corridoio ci sono tre messaggi WhatsApp di persone che non conosci: una ha ricevuto una lettera dal proprietario di casa, una vuole sapere se vi occupate di successioni, una scrive soltanto «ho bisogno di un avvocato, è urgente».
In segreteria c'è una persona sola, e sta già al telefono con un cliente di una pratica in corso. Quei tre messaggi aspettano il pomeriggio, e il pomeriggio è fatto di altre cose.
Chi scrive a uno studio legale di solito ha un problema che non lo fa dormire, e non aspetta con calma: scrive anche ad altri studi. Se la prima risposta che riceve arriva la sera tardi, o il giorno dopo, ha probabilmente già fissato un appuntamento altrove.
Le persone scrivono quando il problema le raggiunge: dopo una notifica, una lettera, una lite. Raramente coincide con l'orario in cui l'avvocato o la segreteria possono rispondere, e la prima risposta pesa più di molte credenziali.
Una parte dei contatti riguarda materie che lo studio non tratta, o questioni per cui non c'è niente da fare. Capirlo richiede una telefonata o uno scambio di messaggi, e quel tempo lo spende qualcuno che avrebbe altro da fare.
«Giovedì?» «No, giovedì sono fuori.» «Venerdì mattina?» Per mettere un primo colloquio in agenda servono quattro o cinque messaggi, e ogni passaggio è un momento in cui la persona può stancarsi e rivolgersi altrove.
Installata e configurata da EnrietaBiz: operativa in 48 ore, senza che tu debba imparare nessuna piattaforma.
Il piano consigliato, da settembre
Studio · CHF 297/mese
Uno studio legale ha di solito più professionisti, ognuno con la propria agenda e le proprie materie: il piano Studio è quello che tiene un'agenda per ciascuno e smista il primo contatto verso la persona giusta. Per un avvocato che lavora da solo e vuole soprattutto appuntamenti e promemoria, il piano Servizi può bastare: lo si decide insieme durante la demo.
Settaggio da CHF 490 oggi in omaggio · 14 giorni di prova gratuita · soddisfatti o rimborsati entro 14 giorni
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Si occupa del primo contatto: risponde a chi scrive allo studio su WhatsApp, capisce di che materia si tratta, raccoglie i dati essenziali e fissa l'appuntamento con l'avvocato giusto. È RicevAI, la receptionist AI di EnrietaBiz, e lavora sul numero WhatsApp che lo studio usa già. Manda anche il promemoria prima del colloquio. Non fa il lavoro dell'avvocato: niente pareri, niente valutazione del caso, niente consigli su cosa fare. Quando la richiesta è delicata o urgente, passa la conversazione a una persona dello studio.
Sì: RicevAI risponde su WhatsApp in pochi secondi 24 ore su 24, la sera, nel fine settimana e nei giorni di chiusura, e fissa il primo colloquio negli orari liberi dell'agenda. Chi scrive alle undici di sera dopo aver ricevuto una lettera difficile trova una risposta subito, non la mattina dopo, e al mattino lo studio trova l'appuntamento già in agenda. Se il messaggio indica un'urgenza, l'assistente avvisa l'avvocato invece di limitarsi a proporre una data.
Con prudenza, e con un limite che conviene dire subito: WhatsApp è un canale di terzi, quindi il primo contatto è pensato per raccogliere solo i dati minimi, non i dettagli del caso, che si raccontano all'appuntamento. Dove vengono conservati i dati e come, e che cosa viene passato al modello di intelligenza artificiale, sono punti da chiarire per iscritto prima dell'attivazione: la demo gratuita serve anche a questo. Il segreto professionale resta un obbligo dello studio, e uno strumento da solo non lo garantisce: va verificato rispetto alle regole sulla protezione dei dati che valgono in Svizzera e in Italia. Chi vuole tenere tutto sul proprio server può valutare un progetto a parte con workflow n8n, con preventivo dedicato. EnrietaBiz, fondata da Enrieta Fontana a Immensee, nasce da un altro mestiere, quello dell'estetista per tredici anni: non pretendiamo di conoscere la deontologia forense meglio di voi, per questo cosa raccogliere e cosa passare a un avvocato lo stabilisce lo studio.
L'assistente AI risponde subito, a qualsiasi ora e a più persone nello stesso momento, ma ragiona entro le regole che le dà lo studio; un'operatrice umana sa leggere le sfumature e può gestire una telefonata difficile, ma lavora in orari definiti e una persona alla volta. RicevAI è pensata per il lavoro ripetitivo del primo contatto: risposta, raccolta dei dati, appuntamento, promemoria. Quando una conversazione ha bisogno di una persona, la passa a chi nello studio può entrare e scrivere, come fa già oggi. Se il vostro bisogno principale è una voce che risponde al telefono, è un altro tipo di servizio: RicevAI lavora su WhatsApp.
Nella configurazione base lavora sul numero WhatsApp che lo studio usa già, e scrive gli appuntamenti in agenda: lo studio non deve imparare una piattaforma nuova né cambiare numero. Il collegamento con il gestionale di pratiche dipende dal programma: se ha API aperte EnrietaBiz può valutarlo come lavoro a parte, con un preventivo dedicato, mentre con un sistema chiuso si lavora su ciò che il sistema permette di importare. Non promettiamo integrazioni prima di aver visto gli strumenti dello studio: è una verifica che si fa prima, in demo.
L'assistente è operativa in 48 ore, e EnrietaBiz installa e configura tutto. Servono il numero WhatsApp dello studio, l'agenda o gli orari di ogni avvocato, le materie che trattate e quelle che non trattate, la durata del primo colloquio e le regole su cosa passare subito a una persona. I costi: tre piani a canone mensile tutto incluso, Prenotazioni a CHF 129 al mese, Servizi a CHF 199 e Studio a CHF 297, più CHF 30 al mese per ogni operatore in più. Il settaggio una tantum da CHF 490 oggi è in omaggio per il lancio. Si parte con 14 giorni di prova gratuita, e se non convince sei soddisfatto o rimborsato entro 14 giorni. La demo è gratuita, e vale per studi in Svizzera, Ticino compreso, e in Italia.
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